Держись меня

Проблема, которую это решает

Выручка есть, а прибыли не видно. Продали за месяц на триста тысяч — сколько осталось? Торговая площадка забрала комиссию, доставка съела часть, налог заплатили позже, материалы покупались по разной цене. Без расчёта по каждому заказу владелец узнаёт итог в конце месяца и уже ничего не может изменить.

Заказ теряется между «оплатили» и «отправили». У ручного производства три разные жизни у одного заказа: деньги, пошив, доставка. В одном списке они не помещаются, в блокноте путаются. Итог — «а этот заказ мы вообще шили?».

Материалы кончаются в момент, когда их уже взяли в работу. Строп, фурнитура, лента — всё в разных партиях по разной цене. Сколько осталось на самом деле — знает только тот, кто последним лазил в коробки.

Себестоимость — на глаз. Пока считают «примерно», часть моделей продаётся в минус, и никто этого не видит.

Скидки складываются друг с другом. Промокод плюс баллы плюс уровень — и заказ уходит с реальной скидкой 44%, чего никто не планировал.

Сотрудник видит лишнее. Кладовщику и швее незачем знать себестоимость и маржу, но в общей таблице они видны всем.

Путь заказа от корзины до вручения

Покупатель на сайте выбирает модель, указывает мерки своей собаки, выбирает доставку (пункт выдачи 300 ₽, курьер 500 ₽, курьер по Москве 400 ₽, самовывоз бесплатно, от 10 000 ₽ доставка бесплатная) и платит — картой или быстрым платежом. Чек по закону уходит автоматически и сходится с суммой заказа до копейки. Доставка считается после скидок, и баллы на неё не начисляются.

Заказ появляется у владельца. На экране «Главное» — шесть плиток оперативной доски: ждут оплаты · оплачены и ждут начала · в работе · на паузе · готовы и ждут отправки · в пути. Нажатие на плитку открывает нужный список заказов. Ниже строка «что горит»: просрочено обещание клиенту, застряли в работе дольше нормы, забыты на паузе.

Экран «Заказы» — вкладки «Все активные · Новые · В работе · На паузе · Готовы» и строки: номер, клиент, сумма, оплата, производство, доставка, исполнитель, дата создания.

У заказа три независимые линии состояний:

• деньги: ждёт оплаты → оплачен → возврат денег;
• производство: новый → проверка материалов → в очереди → в работе → пауза → готов;
• доставка: не передан → зарегистрирован у оператора → сдан в доставку → в пути → прибыл в пункт выдачи → вручён (или выдан на самовывозе).

Переходы защищены правилами, и система объясняет их человеческим языком, а не отказом:

• «Нельзя взять в работу неоплаченный заказ». Если сотрудник всё-таки жмёт «В работе», выходит вопрос: «⚠️ Заказ ещё не оплачен. Деньги за него получены?» — и подсказка: «Ответь на вопрос — без этого в работу не возьмём». Ответил «Да» — система пишет: «Отметим "Оплачен" и сразу "В работе". Снять отметку об оплате потом можно только через "Возврат денег"».
• Пауза без объяснения невозможна: «Опиши проблему — без комментария приостановить нельзя». Причина выбирается из списка: проблема с заказом · нет материала, жду поставку · нет материала, нужна замена · перегружена очередь · нужно уточнение у клиента · нестандартный заказ, нужно решение директора · брак, переделываю. И сразу предупреждение: «Сообщение сразу уйдёт администратору в Телеграм, и заказ попадёт к нему в фильтр "На паузе"».
• Отгрузить можно только готовое: «Сначала заверши изготовление». Передать оператору — только с номером отправления.
• Отмена и возврат денег — только у администратора. Вручённый заказ отменить нельзя: «Заказ уже вручён — отмена невозможна, оформляй возврат».
• Перед отправкой система напоминает: «⚠️ Нет фото готового изделия. Можно отправить и без него, но лучше приложить». Фото делается прямо с телефона.

В карточке заказа собраны все действия одной строкой кнопок: «🛠 В работе», «✅ Готов», «⏸ Пауза», «📦 Сдан в доставку», «🎉 Вручён», «💰 Оплачен», «❌ Отменить заказ», «↩︎ Вернуть заказ». Там же — приглашение клиента в Телеграм одной ссылкой, фото изделия и комментарий, который навсегда остаётся в истории заказа. Причина отмены выбирается из списка: клиент передумал · не оплатил · не можем изготовить · дубль заказа · другое — через месяц видно, почему заказы срывались.

Клиент всё это время видит свой заказ в личном кабинете — оплату, пошив, доставку, номер отправления — и получает сообщения от бота. Владельцу бот приносит сводки и сигнал о проблемном заказе.

Склад и производство

Склад — четыре вкладки: остатки сырья · готовые изделия · закупки · поставщики.

Партионный учёт. Материал лежит не «метрами вообще», а партиями с ценой закупки. Списывается всегда самая старая партия — так себестоимость изделия считается по реальным деньгам, а не по средней придуманной цене.

Рецептуры с наследованием. У группы моделей есть общий рецепт — что и сколько уходит на изделие. У конкретного артикула может быть свой, отличающийся. Когда заказ берут в работу, материалы списываются автоматически. Когда заказ отменяют — возвращаются. Руками ничего сводить не нужно.

Себестоимость по факту. Она пересчитывается от реальных цен партий, и у неё есть история: когда изменилась, на сколько и почему. Подорожал строп — видно, какие модели просели по прибыли.

Инвентаризация в два шага. Шаг первый: «Впиши, сколько материала реально лежит на складе. Пустое поле — материал не считали, в пересчёт он не попадёт». Есть галочка «Слепой пересчёт» — она прячет системные остатки, чтобы считающий не подгонял цифры. Шаг второй: «Проверь расхождения. Пока не нажмёшь "Провести", в складе ничего не меняется». Каждая строка помечена: излишек — придёт на склад по цене последней закупки; недостача — спишется с самых старых партий. Внизу итог «Сходится: N · Расхождений: N» и обязательный комментарий — «кто считал и почему, сохранится в истории». Если всё сошлось, система честно говорит: «Расхождений нет — проводить нечего».

Точечный пересчёт одной позиции показывает предпросмотр до того, как что-то изменится. Каждое движение материала записано в журнал.

Готовые изделия и закупки в том же месте. Кнопка «➕ Произвести на склад» делает изделие заранее, не под заказ, — и оно тут же становится доступным к продаже. Кнопки «➕ Новая закупка» и «➕ Новый поставщик» ведут историю: у кого, когда и по какой цене брали материал. Эта же цена потом попадёт в себестоимость.

Каталог живёт на экране «Товары»: карточка модели, её цена, её рецепт и её витринное описание — в одном месте, а не в трёх файлах. Позиции сайта сопоставлены с позициями учёта, поэтому заказ с витрины приходит уже с понятной моделью, а не строкой текста.

Деньги: прибыль вместо выручки

Формула, по которой считается каждый заказ:

прибыль = выручка − себестоимость материалов − комиссия канала − налог − доставка

Журнал продаж — каждая строка заказ: дата, источник, товар, количество, товарооборот, маржа в рублях, маржа в процентах, комиссия, доставка, налог, чистая прибыль. Нажатие на строку раскрывает состав.

Каналы показывают, сколько остаётся мастерской с одного заказа в каждом месте продажи: торговые площадки забирают 22% и 18%, схемы с выкупом оставляют 75% и 85%, собственный сайт — около 2,5% (это только приём платежа: карта 2,8% + 1 ₽, быстрый платёж 0,7% + 1,5 ₽, но не больше 1500 ₽ за платёж). Один и тот же товар с одной ценой приносит разные деньги — на экране это видно в рублях.

Расходы разложены на постоянные (платим независимо от продаж), переменные, маркетинг и разовые траты за последние 60 дней. Отдельно налоговый режим — ставка настраивается владельцем, по умолчанию 6%.

Денежный поток — 13 недель вперёд: выручка, минус постоянные, минус маркетинг, минус налог, остаток недели и баланс на конец. Это ответ на вопрос «хватит ли денег на закупку в конце месяца» до того, как деньги кончатся.

Цели и заказы: вводится целевая сумма — система считает, сколько нужно заказов, как их распределить по каналам и сколько нужно посетителей. План / Факт сравнивает план, прогноз и факт с отклонением.

Маркетинг ведётся доской кампаний: каждая кампания — карточка с планом вложений и планом отдачи, рядом факт. Реклама перестаёт быть строкой «потратили столько-то» и становится сравнением «вложили — вернулось».

Доставка — отдельный экран с тарифами, которые владелец правит сам. То, что он там поставит, покупатель в ту же минуту увидит в корзине. Промокоды живут рядом: скидка по коду при оформлении, одноразовый код срабатывает один раз и везде.

Точка безубыточности мастерской — около 150 заказов в месяц при среднем чеке сайта 3 600 ₽ (расчёт системы по текущим постоянным расходам).

Лояльность и возврат клиентов

Три уровня: «Новичок» → «Свой» → «Друг семьи», возврат баллами 5 / 7 / 10% от заказа, пороги перехода 10 000 ₽ и 50 000 ₽. Баллами можно закрыть не больше 30% заказа, и вся скидка на заказ ограничена 30% — то самое складывание бонусов, о котором сказано выше, теперь технически невозможно. 1 балл = 1 рубль.

За заполненный кабинет — 500 баллов. «Приведи друга»: другу 10% скидки, пригласившему 500 баллов, но только после того, как заказ друга вручён, и не больше 10 друзей в месяц.

На экране «Клиенты» по каждому покупателю видно: имя, контакты, как он вошёл, баллы, уровень, сколько заказов и на какую сумму, дата регистрации. Рядом кнопки «＋ Начислить баллы» и «－ Списать баллы» — с историей и возможностью отменить начисление, если ошиблись.

Все эти числа владелец меняет сам на экране «Лояльность», без программиста. Там же написано правило: «Меняешь здесь — действует на все будущие заказы сразу. Уже начисленные баллы не пересчитываются».

В кабинете покупателя пять вкладок: мои заказы (оплата, пошив, доставка, номер отправления вживую) · мои собаки (кличка, порода, вес, обхват шеи и груди, заметка — следующий заказ оформляется за минуту) · адреса · профиль · лояльность со ссылкой «приведи друга».

Кто что видит и как всё откатывается

Роли. Производство и продажи видят заказы и остатки, но не видят себестоимость, маржу, комиссию и налог — вместо цифр написано: «Финансовые показатели доступны администратору». Кладовщик видит количества материалов, но не их стоимость. Экран «Пользователи» виден только владельцу.

Откат везде. Оплату можно снять через возврат денег. Заказ можно отменить и вернуть. Баллы — начислить и списать, с историей. Инвентаризацию — отменить одной кнопкой. Фото удаляет тот, кто приложил, или администратор. Каждое действие лежит в журнале изменений: кто, что, когда, было и стало.

Рабочее место сотрудника с телефона — отдельная страница ежедневного учёта: одна форма с четырьмя типами записи (продажа, возврат, расход, инцидент), 8 категорий расходов и 7 категорий замечаний. Вход по Телеграм-аккаунту, который сотруднику назвал руководитель.

Где здесь деньги

Скидочный потолок. Ограничение общей скидки с 44% до 30% возвращает мастерской около 14% суммы каждого заказа, где раньше складывались бонусы — при чеке 3 600 ₽ это примерно 500 ₽ (расчёт по среднему чеку).

Выбор канала осознанно. Один и тот же товар за 3 600 ₽ приносит на торговой площадке с комиссией 22% примерно на 700 ₽ меньше, чем на своём сайте (расчёт по ставкам комиссий, заведённым в системе). Когда это видно в рублях на экране «Каналы», реклама двигается туда, где остаётся больше.

Приглашение вместо рекламы. Один приведённый друг обходится примерно в 860 ₽ (расчёт: 500 баллов пригласившему + 360 ₽ скидки другу при чеке 3 600 ₽), и платится это только после вручённого заказа — то есть за состоявшуюся покупку, а не за нажатие на рекламу.

Склад перестаёт течь. Партионный учёт и инвентаризация со слепым пересчётом показывают недостачу в штуках и рублях, а не «кажется, меньше стало».

Время владельца. Сводка по месяцу, план и факт, прогноз на 13 недель и помощник, который отвечает по данным системы, заменяют вечер с калькулятором в конце месяца.