ГОРОНО

Проблема, которую это решает

Документы живут в переписке. Сканы приходят в мессенджер, почту и файлообменник; к подаче никто не знает, какая версия устава последняя.

Клиент не понимает, что от него хотят. «Пришлите документы по специалисту» — и приходит не то. Каждый круг уточнений — от трёх дней до недели.

Клиент и юрист обмениваются телефонами. Дальше разговор уходит мимо компании: скидка «в обход», следующая услуга напрямую.

Непонятно, кто тормозит. Заявка висит два месяца: клиент уверен, что ждёт юриста, юрист — что ждёт клиента, переписка в трёх разных местах.

Реестр проверяют вручную. Кто-то должен каждый день открывать сайт ведомства. Обычно не открывает — и клиент узнаёт о своей лицензии позже всех.

Документы и деньги делают руками. Договор со счётом — 30–40 минут с правками после подписи, выписка живёт отдельно от сделок, и вопрос «сколько заработали в июне» требует полдня.

Сердце системы: как ведётся клиент от заявки до лицензии

Это ядро, ради которого всё и делалось. Пять сцепленных частей: воронка документов с окнами и подсказками · треугольник администратор — юрист — клиент · передача хода и сроки · запись на подачу · автоматические проверки реестров и автозаполнение по ИНН. Ни одна из них не работает в одиночку: подсказка в окне уменьшает круги досылок, круги досылок считаются счётчиками сроков, срок останавливается в момент подачи, а подача закрывается проверкой реестра.

Воронка документов: окна с подсказками

Каждая услуга у клиента — отдельная вкладка в кабинете: «Лицензия на образование — ДОД, ДПО (ООО)», «Аккредитация — Пакеты „А", „Б", „Г"». Внутри услуга разбита на блоки — смысловые разделы пакета, их число задано требованиями ведомства: лицензия на образование — 2 блока, охрана труда — 5, медицина — 5, а лицензия МЧС для ООО — 16 блоков (для предпринимателя 13). Названия человеческие: «Учредительные документы», «Специалист №1 (штатный)», «Специалист №3 (ИТР / исполнитель)», «Материально-техническая база», «Документы на помещение», «Ответственный работник», «Санитарные документы».

Внутри блока — от одного до пяти окон загрузки. У каждого своя подсказка со значком «ℹ️», и это не общие слова, а точная инструкция. Дословно из системы:

• «Документ об образовании по Техносферной безопасности — диплом ВО ИЛИ удостоверение проф. переподготовки»
• «Копия трудовой книжки или выписка из СФР, подтверждающая стаж в охране труда не менее 3 лет»
• «Копии документов, подтверждающих аттестацию по программам АБВГ и УПК по оказанию первой медицинской помощи»
• «Трудовая книжка / сведения ПФР/СФР (стаж ≥5 лет в орг. с лицензией МЧС или ГПС/МЧС)»
• «Копия ЕГРН (не путать с ЕГРЮЛ)»
• «ЭЦП — сертификат или скан (если есть). Если нет — напишите в комментарии к блоку „нет ЭЦП"»

Там, где ведомство требует формулировку слово в слово, система её и выдаёт: «Для оказания услуг (обучения) по охране труда необходимо в устав внести фразу (слово в слово): „оказание услуг в области охраны труда: обучение работодателей и работников вопросам охраны труда;"». Клиент не пересказывает своими словами — он копирует готовый текст в устав.

Не всё в окнах — файлы: окно может просить адрес и открыть карту («Точный адрес помещения (с поиском на Яндекс Картах)») или ответ текстом («Какие программы и направления обучения планируете реализовывать?»). Принимаются документы, таблицы, сканы, фотографии и архивы до 50 МБ. Когда всё загружено, клиент нажимает одну кнопку «отправить» — пакет уходит на проверку целиком, а юрист и администраторы получают сообщение в Телеграм и отметку в колокольчике.

Юрист видит блок и три кнопки: «✓ Принять», «✏ На доработку», «✕ Отклонить». Для двух последних комментарий обязателен — без него кнопка не сработает, в поле стоит подсказка «⚠ Что нужно исправить…» и «⚠ Причина отклонения…». Клиент никогда не получит «переделайте» без объяснения. Пока документ не возвращён клиенту, решения помечены промежуточным ярлыком «→ К доработке» — юрист может передумать.

Клиенту блок показывает состояние словами: «Ожидает документов», «На проверке», «Принят ✓», «На доработке», «Замените специалиста». Последнее — отдельная механика: отклонение блока со специалистом автоматически создаёт блок-замену с пометкой « — замена», и клиент грузит документы на другого сотрудника, не ломая принятую часть пакета. Файлы, догруженные после доработки, подсвечиваются — юрист смотрит только новое.

Вся услуга проходит девять состояний, клиент видит их значками: 🆕 Новая → 📝 Заполняется → 🔍 На проверке → ✏️ На доработке → ✅ Документы приняты → 🗓 Запись на подачу → 📤 Подача документов → 🎉 Внесено в реестр. Девятое — ❌ Отказ министерства, и из него есть дорога назад: скан отказа прикладывается в отдельное окно, услуга возвращается к записи на подачу.

Треугольник администратор — юрист — клиент

Клиент и юрист напрямую не знакомы. Переписка идёт в боте: клиент пишет вопрос в свой чат, бот пересылает его юристам, назначенным на его услуги; юрист отвечает оттуда же. Перед отправкой из текста вырезаются телефонные номера и заменяются на «[номер скрыт — общение ведётся через бот]». Заголовок вопроса приходит юристу только с именем клиента — без внутреннего номера, имени для входа и телефона. На экранах юриста телефона и почты клиента нет ни в одном месте. Голосовые пересылаются как есть и заодно расшифровываются в текст.

Назначение — по паре «клиент + направление». Один клиент может вести три услуги у трёх разных юристов. Чужой документ юристу отвечает «Документ не найден», комментарии второго юриста того же клиента ему не видны.

Администратор видит всё и вмешивается в любой момент. Полный доступ к переписке: список диалогов, вся история по клиенту вместе с ответами его юриста, возможность написать самому — ответ уходит клиенту и дублируется в чат с пометкой «[АДМИН]». Если юрист не назначен или не подключил бота, вопрос уходит администратору с кнопками «✍️ Ответить / 🌐 В админке / 🔇 Игнор». Он меняет состояния блоков наравне с юристом, переназначает юриста одним действием (при назначении сразу создаётся ожидаемое вознаграждение), архивирует клиента, выпускает коды доступа. Клиент состояния не меняет никогда. По каждому блоку ведётся журнал решений: что стало, кто нажал, когда, с какой припиской — спор «я этого не отклонял» закрывается за десять секунд.

Передача хода и сроки

Система в каждый момент знает, на чьей стороне мяч, и пишет это словами на экране: «📌 Ваш ход», «⏳ Ход эксперта — ожидайте», «⏳ Ход клиента — ожидайте», «✅ Все документы приняты». При каждой смене состояния прежний отрезок времени закрывается и открывается новый — копится честная статистика: сколько часов документ пролежал у клиента, сколько у юриста, сколько в паузе, пока ведомство рассматривает.

На панели администратора четыре счётчика с нормами: общее время заявки — 14 дней, клиент на доработках суммарно — 10 дней, юрист с ходом — 2 дня, простой после назначения — 1 день. Каждый горит зелёным, жёлтым или красным. Просрочка ничего не переключает сама — она красит и попадает в сводку руководителя: система не наказывает, а показывает, к кому идти с разговором.

Запись на подачу

Когда пакет принят, клиенту приходит сообщение: «✅ Документы приняты! … ⏳ Пока подготовьтесь: • Компьютер с КриптоПро и электронной подписью (УКЭП) • Кабинет юр. лица на Госуслугах • Программа для удалённого доступа…». Дальше юрист заводит окна времени и отправляет их клиенту пачкой кнопок в бот.

Переносить время клиент может три раза, на четвёртый видит «Переносы исчерпаны. Обратитесь к администратору»; если время отменил сам юрист, счётчик не растёт. За час до подачи напоминание уходит клиенту, юристу и администраторам.

Подача идёт вручную через Госуслуги или mos.ru: система готовит текст-инструкцию под нужный канал, юрист нажимает «Документы поданы», время фиксируется, а если кнопка не нажата — через три часа приходит напоминание. Клиент получает: «Срок рассмотрения — от 7 рабочих дней».

Проверки реестров

Дальше система работает без людей: поданные заявки она сама проверяет в государственных реестрах — по будням с 10:00 до 19:00, каждые два часа, начиная не раньше чем через сутки после подачи. Ищет по ИНН: лицензии на образование — в реестре Рособрнадзора, аккредитацию по охране труда — в реестре Минтруда. Как только организация появилась, услуга переводится в «🎉 Внесено в реестр», поздравление уходит клиенту, юристу и всем администраторам сразу. По медицине, МЧС и санитарным заключениям автоматической проверки нет, и мы этого не прячем: там даётся прямая ссылка на нужный реестр.

Тот же поиск открыт гостям в боте: «📜 Проверка лицензии» и «📑 Проверка аккредитации» — вводишь ИНН, получаешь название организации, регистрационный номер и действует ли разрешение. Бесплатный вход в воронку: человек проверяет свою компанию, видит проблему и остаётся.

Автозаполнение по ИНН и сборка договоров

Везде, где нужны реквизиты, менеджер вводит только ИНН. Подтягиваются краткое и полное название, ОГРН, КПП, виды деятельности, адрес и список действующих лицензий с датами — в карточке клиента, в редакторе договора и в открытой форме заявки на сайте. Если ИНН не найден — жёлтая подсказка «заполните поля вручную», работа не блокируется. Руководителя источник не отдаёт: это поле заполняется руками.

Договор собирается кнопкой. Подставляются номер и дата, название заказчика, ИНН, КПП, ОГРН (для предпринимателя — ОГРНИП), адрес, телефон и почта, расчётный счёт с реквизитами банка, представитель и основание полномочий, перечень услуг с суммами из сделки, этапы оплаты с процентами, сроки. Сумма всегда пересчитывается из выбранных услуг — вписать её руками нельзя, поэтому цифра в шапке и цифра в перечне не расходятся никогда. Сумма прописью пишется сама, фамилия склоняется в нужный падеж, пол определяется по отчеству, город ставится в родительный — то, на чём обычно и палятся шаблоны.

Документы: главное, за что платят

Пакеты локальных актов. Библиотека — 92 документа: 32 приказа, 21 локальный акт, 23 документа сопровождения, 15 обязательных страниц для сайта. Три тарифа, накопительно: «Минимальный» — 24 документа («чтобы не оштрафовали»), «Базовый» — 68, «Максимальный» — 92.

Пакет собирается кнопкой из карточки клиента; по 92 файлам расставлено 1049 подстановок. Перед выдачей он проходит проверку на незаполненные места и — главное — на следы организации-донора, с которой когда-то делался шаблон: список запрещённых слов зашит намертво. Ловит реальные вещи: в одном приказе оставалось название чужой компании, а договор-оферта ссылался на утратившее силу постановление. Клиенту пакет не уходит, пока проверка не сказала «чисто», а недостающие поля называются по-человечески: «Город в родительном падеже».

Отдельно ведётся реестр нормативных актов — 11 позиций с проверкой первого числа каждого месяца. Сейчас два предупреждения: постановление № 1441 истекает 31.12.2026 (затронет положение о платных услугах и все договоры), изменения по охране труда вступают 31.08.2026. Видно, у кого пакет старой версии, и пересобрать можно всех разом. У клиента всегда ровно одна действующая версия: публикация новой архивирует старую, откат — повторная публикация архивной.

Учебная часть — второй продукт. Группа идёт по стадиям «черновик → зачислена → аттестована → выпущена», и на каждой система печатает комплект: приказ о зачислении и на каждого слушателя заявление, договор, согласие, личную карточку; приказ о составе комиссии, ведомости, протокол экзамена; приказ об отчислении, книгу учёта удостоверений и выгрузку для ФИС ФРДО на 13 колонок. На группе из двух слушателей — 20 файлов. Состав группы после приказа о зачислении заблокирован: «Состав зафиксирован приказом о зачислении. Чтобы изменить его, откатите стадию „Приём"». Откат есть на каждой стадии, но если выгрузка для ФРДО уже скачивалась — нужно второе подтверждение. Паспортные данные на экранах закрыты звёздочками — видны только последние цифры, согласия привязаны к точной версии текста политики: доказательство для проверки.

Деньги: от счёта до налога

Счёт с кодом оплаты. Счёт — на весь договор или на отдельный этап, акт — на весь договор. На счёте печатается код оплаты по государственному стандарту: клиент наводит камеру в банковском приложении, реквизиты с назначением подставляются сами. При аннулировании номер освобождается для повторной выдачи, а не остаётся дырой в нумерации.

Банк подключён напрямую. Каждый час выписка забирается сама, история — с начала 2025 года; клиент по поступлению находится по ИНН плательщика. Защита от задвоения трёхуровневая: по номеру операции банка; если такой строки нет, но есть ровно одна старая ручная запись с той же датой, суммой и ИНН — она дополняется, а не дублируется; если похожих несколько — операция не пишется и уходит в список «разобрать глазами». К сделке платёж привязывается автоматически только при однозначном варианте: подтверждение уже отмеченной оплаты, единственная плановая оплата на точную сумму, совпадение номера договора в назначении. По каждому приходу владельцу падает сообщение в Телеграм: привязано / клиент найден, сделки нет / клиент не найден.

План и факт. У каждой оплаты и каждого расхода две даты: планировали и произошло. Прибыль считается по факту движения денег: поступления минус вознаграждения юристов и расходы бизнеса минус возвраты, затем минус налог. Оплата без сделки не создаётся вовсе. Закрытие месяца делает снимок (поступления, расход, возвраты, база, налог, прибыль) и ставит налог плановым расходом на 28-е число следующего месяца; снимок пересчитывается и откатывается. Декларация по упрощёнке заполняется из банковских поступлений нарастающим по кварталам, на выходе — готовый файл для отправки.

Вознаграждения юристам создаются автоматически при назначении на услугу — суммой из тарифной сетки, которую сам юрист не видит. Дальше: начислено → подтверждено → выплачено → получено. Юрист подтверждает начисление, отмечает получение денег, может открыть спор; выплата откатывается назад, каждый шаг пишется в журнал.

Искусственный интеллект в деле

Мы не ставим искусственный интеллект туда, где нужна юридическая точность — ответственность за документ несёт человек. Он работает на четырёх участках.

Расшифровка голоса. Клиенты диктуют. Голосовое пересылается юристу как есть и параллельно превращается в текст — читать быстрее, чем слушать; в общий журнал расшифровка не сохраняется.

Обезличивание. Вырезание телефонов и закрытие паспортных данных звёздочками выполняется машиной на каждом сообщении и каждом экране — сотрудник про это не может забыть, устать или сделать исключение «по-дружески».

Предложения, а не решения. Реквизиты по ИНН система предлагает, но сама не сохраняет. Отдельный расчёт собирает профиль риска компании: по видам деятельности определяет применимые требования, ищет несоответствия и выводит балл от 100 вниз (критичное нарушение −30, серьёзное −15, среднее −5). Готовый повод для звонка: «у вас три критичных пункта».

Сверка законодательства. Ежемесячная проверка тех самых 11 актов идёт автоматически, человеку остаётся решение: правит ли он образец документа и пересобирает ли пакеты клиентам.

Кто что видит

Клиент — свои услуги, окна с подсказками, состояние блоков, чей ход, свой пакет документов и учебную часть. Вход через бота: код из 6 цифр живёт 5 минут.

Юрист — только своих клиентов по своим направлениям и свои вознаграждения. Телефонов и почт клиентов, тарифной сетки и чужих комментариев не видит.

Администратор — всё: дела, сроки, переписку с возможностью вмешаться, назначения, финансы, продажи, маркетинг.

Бухгалтер — узкий доступ: банк, лента «сделка → договор → оплаты → счета → акты → расходы», налоги и декларация. Остальное закрыто наглухо.

Гость — бесплатная проверка лицензии и аккредитации по ИНН в боте.

Где здесь деньги

Договоры и счета. Комплект вручную — около 40 минут с вычиткой, кнопкой — около двух. При 30 договорах в месяц это ~19 сэкономленных часов (расчёт: 30 × 38 минут), почти половина рабочей недели менеджера — плюс исчезает класс ошибок, из-за которых документы переподписывают.

Круги досылок. Подсказка в окне и обязательный комментарий при возврате убирают один-два круга уточнений на заявку, каждый круг — 3–7 дней (оценка по практике сопровождения).

Защита клиентской базы. Телефон юристу не показывается никогда, переписка целиком видна администратору. Один несостоявшийся увод клиента мимо кассы окупает содержание системы за год (оценка на величину среднего чека лицензирования).

Проверка реестров. Раньше — ручной обход сайтов ведомств, 3–5 заходов на заявку (оценка). Теперь ноль, и система сама поздравляет клиента в день внесения: повод для следующей продажи ровно в момент, когда он максимально доволен.

Два продукта сверх основного. Пакет локальных актов и учебная часть продаются тому же клиенту, а собираются кнопкой: себестоимость повторной продажи близка к нулю, а изменение закона превращается в повод пересобрать пакеты всем сразу — то есть в повод для нового разговора о деньгах.

Финансы и дисциплина. Банк подтягивается сам, месяц закрывается снимком: вопрос «сколько заработали в июне» — это открыть экран. А счётчики сроков красным показывают, у кого мяч: ни один сотрудник не скажет «я не знал», ни один клиент — «вы про меня забыли».